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如何應對年會中的突發情況

來源:天津廣告公司 時間: 2019-02-21

  眾所周知,對于很多個人、企業、單位來說,年末最重要的活動就是年會,年會可以是表彰、激勵員工的平臺。一場好的年會需要許許多多人力、物力、時間的投入,即使這樣,經過反復彩排,也沒有哪個人或者哪家策劃公司敢拍著胸脯和你保證“萬無一失”。
 


如何解決年會活動中遇到的麻煩事。

根據數據調查和采訪,匯總整理出來的年會從業人員最怕遇到的十種麻煩和相應的有效應對方式,供大家參考:

1、部門分類不清,致使職責不明,管理混亂

無論公司年會的規模大小,從部門劃分的角度,通常會分為策劃部、節目部、執行部、搭建部、內容制作部和接待部六個基礎部門。

2、年會策劃不知道從哪里下手

對于自己團隊進行團隊策劃的情況,通常要先敲定年會的主題和基調,比如說以“感謝”為主題,以“溫馨”為基調,從而開展下面的頭腦風暴。對于外包的情況,要制定brief,說明自己的要求和希望達到的效果,聯系能夠將其轉化為實現的執行策劃團隊。

3、想的創意找不出與自己公司的結合點

一場“與自己無關”的年會,通常不會獲得很好的效果,當創意不能為自己的公司特色服務時,舍棄它,創意有很多,但公司要突出的特色和訴求卻是不可輕易更改的。

4、不知道一個節目的想法如何實現,需要花多少錢

這種情況下,當經費允許,最直接的解決辦法就是將節目外包,懂得利用各種資源才能提高效率。但若沒有經費,那么就要多花精力去調查、總結、咨詢從事相關工作的朋友、公司,了解節目各種成本和預算。

5、不知道怎么讓策劃書出彩

當團隊進行了前期的討論后,需要將大家抽象的思維轉化為具象的文字描述和圖片表達,并通過PPT很好地傳達給上級或外包執行公司,這是一份好的策劃書制作就顯得尤為重要。經過實踐,策劃書不要一味的追求花哨,最應該注重的是內容和主次,把事情表達清楚永遠是第一位的,精美的包裝確實會讓策劃書提升檔次,但若你不確定自己具備這個能力,那么請保持清爽的版面和簡單的配色,輔助以大氣的圖形和干凈的圖片,會有意想不到的效果,常常幫助你出奇制勝、脫穎而出。

6、找外包隊伍花冤枉錢

解決這個問題的辦法只有一個,就是多詢問、多比較、多接觸。大部分情況下,找外包執行公司是因為支出的成本要低于自己做的成本總和,在這個前提下,所謂的不花冤枉錢,大多是指執行的轉化度是否夠高、執行公司是否合理的分配了自身的成本和利益。所以,只要自己對行情足夠了解,多接觸幾家執行公司,多和懂行的人聊聊天,多像有經驗的人請教,在選擇時周到慎重一些,都可以大大降低花冤枉錢的概率。

7、預算有限,要不要專業執行年會的公司?

經費通常是很多麻煩的起始點,但又是很難抗拒的因素。大部分從業人員的經驗是,請專家、骨干和關鍵技術人員。一個好的項目執行總監,會懂得如何讓普通的員工很好的參與到晚會的執行分工,會懂得平衡各種利益和風險,將你所能調用的資源進行最優的配置從而降低配置。至于關鍵技術人員,比如燈光師、音響師,大部分人會建議千萬不要在這方面克扣過多,因為這將直接影響年會活動的現場氣氛和效果,當然,還有風險。

8、合作的執行公司不能很好地領會貫通自己部門的想法

這種情況下,通常要考慮雙方的溝通方式是否有問題,最好的方式是雙方的關鍵人員可以花一部分時間就某幾個問題面對面進行溝通,第一時間判斷對方是否理解了自己的意思。

9、現場混亂,找不到了解情況的人

項目的執行總監只有1名,但各個部門的負責人員都要了解整個年會的流程和環節,并安排當場執行的專職負責人員。這個人的作用就是在需要了解或有問題要解決的時候,他可以準確地將已知的信息與突發的狀況相聯系,找到解決方案,或者知道如何找到解決方案。這個人必須熟知自己負責部門的工作,盡量不要身兼數值,因為在現場一旦發生情況,需要他在不影響現有情況的基礎上進行處理。

10、現場突發狀況不斷

現場出現狀況,最先要做的是要解決問題,當然,如果能立即查明問題發生的原因,一定要第一時間留下證據,在事后總結時才能明確責任,更好的總結經驗教訓。在現場可以立即指明問題,但永遠不要忘了解決問題。再就是要保持冷靜,即使你的神態和動作以及語音都在告訴別人你很激動,你也要清楚自己的頭腦是可以冷靜判斷和指揮項目繼續進行的。

總而言之,年會也可以說是一種不完美的藝術,遇到麻煩是不可避免的,重要的是解決和總結。在很多時候,發生的事情并沒有你想象的那么嚴重,只要處理好,瑕不掩瑜。

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